Huishoudelijk reglement
“TENNISCLUB VOLKEL” - Volkel
Opgericht 6 december 1977
Huishoudelijk reglement vastgesteld door de algemene vergadering in maart 2025
Rechten en verplichtingen van de leden
Artikel 1
De leden zijn verplicht zich te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement. Zij zijn tevens verplicht zich te houden aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur en/of namens het bestuur optredende personen. Het is verplicht om op de baan gepaste tenniskleding en –schoenen te dragen.
Tennisclub Volkel streeft naar een cultuur waarin een veilige en goede sfeer centraal staat. Om dat te bereiken gelden binnen de vereniging de volgende omgangsvormen:
- Ik accepteer en respecteer de ander zoals hij is en discrimineer niet. Iedereen telt mee binnen de vereniging.
- Ik houd rekening met de grenzen die de ander aangeeft.
- Ik val de ander niet lastig.
- Ik berokken de ander geen schade.
- Ik maak op geen enkele wijze misbruik van mijn machtspositie.
- Ik scheld niet en maak geen gemene grappen of opmerkingen over anderen.
- Ik negeer de ander niet.
- Ik doe niet mee aan pesten, uitlachen of roddelen.
- Ik vecht niet, ik gebruik geen geweld, ik bedreig de ander niet, ik neem geen wapens mee.
- Ik kom niet ongewenst te dichtbij en raak de ander niet tegen zijn of haar wil aan.
- Ik geef de ander geen ongewenste seksueel getinte aandacht.
- Ik stel geen ongepaste vragen en maak geen ongewenste opmerkingen over iemands persoonlijk leven of uiterlijk.
- Als iemand mij hindert of lastigvalt dan vraag ik hem/haar hiermee te stoppen. Als dat niet helpt, vraag ik een ander om hulp.
- Ik help anderen om zich ook aan deze afspraken te houden en spreek
Huishoudelijk Reglement 1 Versie: 24-03-25
degene die zich daar niet aan houdt erop aan en meld dit zo nodig bij het bestuur.
Artikel 2
De leden zijn verplicht de contributie en, indien verschuldigd, inschrijvingskosten te voldoen vóór 28 Februari van het desbetreffende verenigingsjaar.
Het bestuur zal aan de leden die op bovengenoemde datum niet aan de verplichting tot betaling hebben voldaan, éénmaal een herinnering tot betaling sturen. Indien een lid dan binnen de gestelde termijn nog niet aan zijn betalingsverplichting heeft voldaan, is het lid vanaf die datum niet meer bevoegd de aan het lidmaatschap verbonden rechten uit te oefenen totdat hij geheel aan zijn financiële verplichtingen heeft voldaan. Gedurende deze periode blijft het desbetreffende lid verplicht te voldoen aan alle verplichtingen die uit het lidmaatschap voortvloeien.
Indien een lid niet tijdig voldoet aan zijn financiële verplichtingen tegenover de vereniging, is het desbetreffende lid vanaf de vervaldatum over het verschuldigde bedrag de wettelijke rente en de met de incasso verbonden kosten verschuldigd.
Artikel 3
De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten, (geen bestuurs- of
commissievergaderingen zijnde) wedstrijden en andere evenementen van de vereniging aanwezig te zijn of deel te nemen.
Vergaderingen
Artikel 4
De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergadering de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle bestuursleden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.
Artikel 5
Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een schriftelijke (per gewone post of digitaal) uitnodiging aan ieder bestuurslid, tenminste 7 dagen vóór de datum der vergadering. Bij de oproeping wordt tevens vermeld of toepassing wordt gegeven aan de mogelijkheid om door middel van een elektronisch communicatiemiddel deel te nemen aan de vergadering en eventuele aanvullende voorwaarden die daarbij gelden. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen 14 dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen 28 dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.
Artikel 6
Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of vijf seniorleden. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk 7 dagen voor de aanvang van de algemene vergadering.
Artikel 7
De agenda van de algemene vergadering bevat, behalve de uit de statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, elk voorstel, dat ten minste zeven dagen vóór verzending van de uitnodiging door ten minste vijf leden schriftelijk bij de daartoe aangewezen persoon is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.
Artikel 8
Alle op de agenda van een vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid tijdens de vergadering gedaan voorstel, dat rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een algemene ledenvergadering ondersteund door tenminste vier andere leden.
Artikel 9
Een besluit van de algemene vergadering, niet rechtstreeks betrekking hebbende op een agendapunt der vergadering, is ongeldig, onverkort het bepaalde in art. 19 leden 8 en 9 van de statuten. Een uitzondering op de regel geldt, indien een zodanig besluit is genomen – met minstens 2/3 van het aantal uitgebrachte stemmen – blanco stemmen daaronder niet begrepen – en naar aanleiding van een voorstel, dat naar oordeel van het bestuur als urgent is te beschouwen, mits geen voorstel tot ontzetting, statutenwijziging of ontbinding der vereniging.
Commissies
Artikel 10
De algemene vergadering kan één of meerdere commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, die zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen der bevoegdheden van de benoemde commissie.
Deze commissie en door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover het orgaan die hen benoemd heeft. Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd. De commissies kunnen te allen tijde door de algemene vergadering worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door de algemene vergadering worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.
Artikel 11
De kascommissie, als bedoeld in artikel 14, lid 4 van de statuten bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming telkens geldend voor de overeengekomen duur, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een van de commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal in het volgend verenigingsjaar, bij voorkeur, door de algemene vergadering worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting gehad heeft.
Artikel 12
Volgens onze statuten art. 11.5 benoemt de ALV de voorzitter. Aan de overige bestuursleden wordt in overleg een functie toegewezen door het bestuur.
Artikel 13
Voor de verantwoordelijkheden en de werkzaamheden van de in art. 10 genoemde commissies wordt verwezen naar het infoboekje.
Besluitvorming door de ALV
Artikel 14
Indien geen der stemgerechtigde leden stemming verlangt over een aan de orde gesteld voorstel, dan wordt het voorstel als aangenomen beschouwd. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan.
Indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot schriftelijke stemming overgegaan.
Artikel 15
Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes of een andersoortige anonieme (digitale) stemmingstool. Ter bepaling van het resultaat der stemming blijven ongeldige- en blanco stemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje of in de anonieme (digitale) stemmingstool iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem. Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen.
Artikel 16
In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd. Door de algemene vergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die is kandidaat gesteld op de wijze als bij de statuten en huishoudelijk reglement is geregeld. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij statuten of huishoudelijk reglement anders is bepaald.
Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.
Bestuur
Artikel 17
De op statutaire wijze tot verenigingsbestuur benoemde is verplicht het bestuurslidmaatschap te aanvaarden voor een periode van 3 jaar. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem. Ieder bestuurslid heeft in de bestuursvergadering één stem. Het stemrecht mag niet door middel van een gemachtigde worden uitgeoefend. De aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar. De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredende geschieden in de eerste algemene vergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Het bestuurslid, gekozen ter vervulling van een tussentijdse ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt, volgens het rooster had moeten aftreden.
Artikel 18
In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene vergadering wordt een vice-voorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter, diens werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de vice-voorzitter worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden. Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.
Artikel 19
Schade aan de vereniging of één van haar bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.
Verplichtingen van het bestuur
Artikel 20
Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te ouden van:
a) namen en adressen van de in artikel 5, lid 1 van de statuten bedoelde personen;
b) presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van bestuur;
c) de bezittingen en schulden van de vereniging. Kleine voorwerpen van geringe waarde, waarvan het gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen.
Van de onder a. bedoelde administratie moet aan ieder lid, die daarom verzoekt, binnen één week inzage worden verstrekt omtrent zijn eigen gegevens. De in dit artikel bedoelde administratie wordt minimaal zeven jaar bewaard.
Straffen
Artikel 21
De in de statuten genoemde tuchtrechtelijke boete kan worden opgelegd tot een maximum bedrag van de jaarcontributie.
Artikel 22
De in de statuten genoemde schorsing kan worden opgelegd voor een maximum duur van 6 maanden.
Aanmeldingsformulier
Artikel 23
Op het aanmeldingsformulier dient te worden vermeld: voornaam, achternaam, geslacht, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer, pasfoto, geboortedatum, nationaliteit en overige contactgegevens. De bij de aanmelding tot het lidmaatschap verstrekte persoonsgegevens worden door de vereniging opgenomen in het ledenbestand van de vereniging in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten. De leden zijn verplicht alle veranderingen in de persoonsgegevens ten spoedigste aan de daartoe aangewezen persoon door te geven. De vereniging kan de persoonsgegevens van de leden binnen verenigingsverband openbaar maken in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten en is verplicht de persoonsgegevens te verstrekken aan de KNLTB in verband met de aanmelding als lid. De leden zullen wijzigingen in hun adres of contactgegevens doorgeven aan de ledenadministratie.
Artikel 24
In de statuten wordt in artikel 2 vermeld dat leden verplicht zijn om de jaarcontributie te voldoen voor 28 februari van het desbetreffende verenigingsjaar. Voortaan zullen de contributie en trainingsgelden verlopen via automatische incasso.
Overig
Artikel 25
Als een senior of jeugd lid door langdurige ziekte of blessure niet in staat is om te tennissen, kan er een aanvraag ingediend worden voor restitutie van het betaalde contributiegeld voor maximaal een half jaar.
De periode loopt van 1 Januari tot en met 31 December.
Elke aanvraag zal ter goedkeuring aan het bestuur voorgelegd moeten worden.
Artikel 26
Alle leden van de tennisclub worden geacht bardienst te draaien behalve:
- Jeugdleden tot de leeftijd van 18 jaar
- Het bestuur van de vereniging, bestaande uit het dagelijks bestuur en alle voorzitters van de in het bestuur zittende commissies.
- Leden die de AOW-leeftijd hebben + 5 jaar op hun verzoek.
Alle overige uitzonderingen worden uitsluitend bezien door het dagelijks bestuur.
- Het bestuur van de vereniging, bestaande uit het dagelijks bestuur en alle voorzitters van de in het bestuur zittende commissies.
- Leden die de AOW-leeftijd hebben + 5 jaar op hun verzoek.
Alle overige uitzonderingen worden uitsluitend bezien door het dagelijks bestuur.
Slotbepalingen
Artikel 27
Alle leden kunnen kennis nemen van de statuten en dit opvragen bij het secretariaat van de tennisclub.